Správná archivace dokumentů je klíčová pro úspěšný provoz organizací. Investice do vhodného vybavení vám ušetří spoustu času a problémů se zákony a předpisy. Při archivaci je důležité zvážit několik faktorů, a to především vybavení pro archivaci, vhodné skladování a dodržování zákonů. Díky využití kvalitního vybavení zajistíte, aby byly všechny archivované dokumenty v bezpečí a rychle přístupné v případě potřeby jejich využití.
Výběr archivační metody
Při rozhodování o tom, jak archivovat dokumenty, je důležité zvážit několik faktorů. Archivace závisí také na tom, jaký typ dokumentů budete uchovávat. Berte v úvahu možnosti přístupu a zákonem předepsané normy. Archivace v závislosti na typu dokumentu může být realizována digitálně nebo tradičně papírovým systémem.
V případě papírové archivace musíte investovat do kvalitního a bezpečného vybavení. Policové regály pro archivaci jsou nejlepším řešením pro rychlý přístup a identifikaci. Kromě regálů budete potřebovat i jiné potřeby pro archivaci.
Možnosti skladování dokumentů
Mezi základní vybavení určené pro archivaci dokumentů patří již zmíněné policové regály,kancelářské regály, menší kontejnery pod stůl s kolečky, kartotéky a ohnivzdorné skříně pro uchování obzvláště citlivých či důležitých dokumentů.
Policové regály
Policové regály jsou jedním z nejběžnějších způsobů skladování dokumentů. Jsou ideální pro větší množství papírových dokumentů. Při výběru policových regálů je důležité zvážit jejich nosnost a odolnost vůči poškození. V policových regálech jsou dokumenty přehledně uloženy a díky štítkům rychle identifikovatelné.
Kartotéky
Kartotéky jsou praktickým způsobem, jak organizovat menší množství dokumentů. Mohou být skladovány na stole nebo na samostatných stojanech. Při výběru kartoték je důležité mít na paměti jejich velikost a schopnost ochránit dokumenty před poškozením. Z tohoto důvodu je nejlepší možností uložit kartotéky do skříní. Kartotékové a registrační skříně v zásuvkovém provedení lze označit, mohou mít ohnivzdornou úpravu a variabilní počet zásuvek.
Kancelářské regály
Kancelářské regály jsou většinou určeny pro specifické použití v kancelářském prostředí. Jsou vybaveny různými doplňky jako zásuvky, zámky nebo další organizátoři. Při jejich výběru je důležité zvážit i estetické hledisko, jelikož mohou být součástí kancelářského designu. Nástavce a jiné doplňky zvyšují jejich funkčnost.
Další potřeby pro archivaci
Mezi doplňkovou výbavu pro archivování dokumentů patří vysoké skříně pro dokumenty, skříně s posuvnými a roletovými dveřmi. K uskladnění starých dokumentů se využívají archivační boxy. Pro přehlednější systém archivace je vhodné dokoupit také počítačový software a dokumenty digitalizovat. Všechny police, skříně a kartotéky označte štítky.
Pozor na zákony a bezpečnost archivace
Při výběru materiálů pro archivaci je důležité používat obaly, které prodlužují životnost dokumentů. Dokumenty by měly být chráněny před světlem, prachem a vlhkostí. Pro dlouhodobou archivaci jsou ideální tmavé a suché místnosti. Archivaci dokumentů upravují na Slovensku zákony (Zákon č. 395/2002 Sb. z. o archivech a spisovém materiálu, zákon č. 395/1997 Sb. definující délku archivace dokumentů). Ověřte si znění všech zákonů a